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FiscalAutónomo

Cómo hacer una factura: datos obligatorios

Qué datos debe llevar una factura completa, cómo numerarla, cuándo vale una factura simplificada y un ejemplo con IVA y retención.

Última actualización:

Publicado el

Por Amin Benziane

Índice

Respuesta rápida

Una factura completa debe llevar número y serie, fecha, tus datos y los del cliente (nombre, NIF y domicilio), la descripción de lo que facturas, la base imponible, el tipo y la cuota de IVA, la retención de IRPF si procede y el total. La numeración debe ser correlativa. Las facturas simplificadas (tiques) solo se permiten en ciertos casos y hasta 400 €, o 3.000 € en algunos sectores.

Explicación completa

El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) fija qué datos debe tener una factura. Si falta alguno, tu cliente puede tener problemas para deducirse el IVA y tú, una sanción si Hacienda te revisa.

Datos obligatorios de una factura completa

DatoEjemplo
Número y, en su caso, serie2026-014
Fecha de expedición20/10/2026
Fecha de la operación, si es distintaSeptiembre de 2026
Tu nombre o razón social, NIF y domicilioAna López García, 12345678Z, C/ Mayor 1, Berga
Nombre o razón social, NIF y domicilio del clienteEstudio Norte SL, B12345678, …
Descripción de la operaciónDiseño de logotipo y manual de marca
Base imponible1.000,00 €
Tipo de IVA y cuota21 %: 210,00 €
Retención de IRPF, si procede15 %: −150,00 €
Total1.060,00 €

Numeración

La numeración debe ser correlativa: no puede haber saltos ni números repetidos. Puedes usar series distintas (por ejemplo, una por año, una para rectificativas o una por tienda), y cada serie debe ser correlativa por sí misma. Lo habitual es empezar cada año una serie nueva: 2026-001, 2026-002…

Menciones especiales

Cuando la factura no lleva IVA o lleva un régimen especial, hay que indicarlo:

  • Exenta: cita el artículo de la Ley del IVA (por ejemplo, formación reglada o servicios sanitarios).
  • Inversión del sujeto pasivo: en servicios a empresas de la UE, con el NIF-IVA del cliente. Ver IVA intracomunitario.
  • Recargo de equivalencia: cuando vendes a un minorista acogido, con su cuota. Ver recargo de equivalencia.

La retención de IRPF

Si tu actividad es profesional y facturas a una empresa o a otro autónomo, la factura lleva retención: 15 % con carácter general, 7 % el año de inicio y los dos siguientes. La retención se resta del total. Si facturas a un particular, no hay retención. Lo explicamos en la guía de la retención de IRPF en la factura.

Factura simplificada (tique)

Puedes emitir una factura simplificada, con menos datos (sin los del cliente), cuando el importe no supera 400 € (IVA incluido), o 3.000 € en ciertas actividades como el comercio minorista, la hostelería o el transporte de personas. Si el cliente es empresa o profesional y te pide sus datos para deducirse el IVA, debes incluirlos.

Factura rectificativa

Si te equivocas en una factura ya emitida, no la modificas ni la borras: emites una factura rectificativa, con una serie propia, que indique qué factura corrige y por qué.

Ejemplo práctico

Un traductor autónomo en su segundo año de actividad factura a una agencia española 40 páginas a 25 € la página:

ConceptoImporte
Base imponible (40 × 25 €)1.000,00 €
IVA 21 %+ 210,00 €
Retención IRPF 7 % (segundo año de actividad)− 70,00 €
Total a cobrar1.140,00 €

Puedes hacer estos cálculos con la calculadora de factura con IRPF.

Tabla resumen

Tipo de facturaCuándoDatos del cliente
CompletaPor defectoSí: nombre, NIF y domicilio
SimplificadaHasta 400 € (3.000 € en algunos sectores)No, salvo que los pida
RectificativaPara corregir una factura emitidaSí, con referencia a la original

Paso a paso

  1. Pon número y fecha

    Numeración correlativa dentro de cada serie (por ejemplo, 2026-001) y la fecha de expedición.

  2. Incluye tus datos y los del cliente

    Nombre o razón social, NIF y domicilio de los dos.

  3. Describe la operación

    Qué has vendido o qué servicio has prestado, con cantidad y precio unitario.

  4. Calcula base, IVA y retención

    Base imponible, tipo y cuota de IVA y, si eres profesional y facturas a empresas, retención de IRPF.

  5. Añade las menciones especiales si toca

    Exenciones, inversión del sujeto pasivo, recargo de equivalencia.

Errores habituales

  • Saltarse números o reiniciar la numeración sin cambiar de serie.
  • No poner el NIF o el domicilio del cliente en una factura completa.
  • Aplicar retención a un particular: las retenciones solo se practican cuando el cliente es empresa o profesional.
  • Facturar sin IVA sin indicar la causa (exención o inversión del sujeto pasivo).
  • Modificar una factura ya emitida en lugar de hacer una factura rectificativa.

Preguntas frecuentes

¿Puedo hacer facturas en Word o Excel?

Hoy por hoy sí, siempre que incluyan todos los datos obligatorios y conserves una copia. Ten en cuenta que está en marcha la obligación de usar programas de facturación que cumplan los requisitos de la normativa antifraude (Verifactu) y la factura electrónica entre empresas; revisa los plazos que estén vigentes.

¿Cuánto tiempo tengo que guardar las facturas?

Al menos cuatro años, que es el plazo de prescripción de Hacienda. Si hay amortizaciones o bases negativas pendientes, mientras sigan teniendo efectos.

¿Qué hago si me equivoco en una factura ya enviada?

Emite una factura rectificativa, con su propia serie de numeración, que identifique la factura original y explique la corrección.

¿Cuándo tengo que emitir la factura?

En el momento de la operación. Si el cliente es empresa o profesional, puedes emitirla antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se hizo la operación.

Fuentes oficiales

Contenido informativo. No sustituye el asesoramiento profesional adaptado a tu situación.

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